АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ГОСУДАРСТВЕННОЙ ЭКЗАМЕНАЦИОННОЙ КОМИССИИ ВУЗА

Гулмаммедов Я., студент 5 курса, специальность – Программное обеспечение информационных технологий,

Международный университет нефти и газа, г. Ашхабад, Туркменистан

Научные руководители: Чуриев М.М.., Гельдиева М.А., Овезова А., Гельдиев Д.

Цифровые технологии настолько преобразили нашу повседневную жизнь, что трудно даже представить – где они не применяются или где их нельзя применить. И действительно, цифровые технологии стремительно ворвались в человеческую сферу деятельности, заменяя при этом традиционные и привычные инструменты и механизмы,  а иногда даже и самого человека.

В данной статье мы рассмотрим проблему автоматизации процесса делопроизводства государственной экзаменационной комиссии (ГЭК) высшего учебного заведения, начиная от заполнения итоговой зачетной-экзаменационной ведомости до составления документации выпускных государственных экзаменов.

На первом этапе рассмотрим таблице итоговой зачетной-экзаменационной ведомости выпускников определенной специальности, которая будет являться своеобразной базой данных для нашей программы. Фрагмент структуры данной таблицы, сохраненной в виде книги MS Excel указана на рисунке (Рис.1).

Рисунок 1 – Фрагмент таблицы итоговой зачетной-экзаменационной ведомости

Данная таблица – источник данных для другого документа – вкладыша к диплому выпускника. Ручное составление вкладыша – это рутинная и однотипная работа, требующая к тому же очень много времени, внимательности и конечно же терпения. Ниже приведем пример документа вкладыша одного из выпускников, созданного на редакторе MS Word (Рис.2).

Рисунок 2 – Фрагмент вкладыша к диплому (копии итоговой зачетной-экзаменационной ведомости)

Как видно из вышеприведенных рисунков, в таблице итоговой зачетной-экзаменационной ведомости есть все данные для заполнения документов вкладыша диплома на каждого студента.

Таким образом, идея разработка программы проста – мы считываем таблицу MS Excel с итоговой зачетной-экзаменационной ведомостью заносим данные для каждого студента в отдельный файл MS Word. Для этого мы создаем по установленной форме шаблон вкладыша, куда и будут заноситься и сохраняться названия дисциплин и соответствующие оценки для каждого студента [1]. В результате был создан программный модуль на языке объектно-ориентированного программирования Delphi. Данный модуль обладая десятками функциями для создания, открытия, сохранения документов MS Office, чтения и записи в содержимое этих документов позволяет за считанные минуты создавать несколько десятков готовых файлов вкладышей [2]. Следует отметить, что ранее при ручной обработке данных обработке на это уходило несколько часов, при невнимательной и в следствии этого повторной обработке – несколько дней. При необходимости программа самостоятельно отправляет документы на печать, что также позволяет сэкономить время.

Не ограничиваясь созданием данного программного модуля, рассмотрим теперь автоматизацию создания экзаменационных документов. Государственный экзамен в высших учебных заведениях Туркменистана проходит по одной дисциплине и дипломному проекту. Для каждой из этих дисциплин необходимо на каждую группу составить экзаменационную ведомость со средней оценкой по всем предметам, на каждого студента создавать по два протокола – протокол проведения государственного экзамена и протокол решения ГЭК и некоторые другие документы. При количестве выпускников около 40 студентов, получается примерно более 200 документов. Ручная обработка данных документов – это рутинная работа, которая может потребовать несколько дней.

В качестве источников данных, необходимых для заполнения данных документов могут использоваться приказы утверждения тем и руководителей дипломных работ, а также утверждения рецензентов и государственной экзаменационной комиссии. Таким образом, создаем необходимые шаблоны и соответствующий программный модуль. Данный модуль в течении очень короткого промежутка времени (нескольких минут) создает комплект документов на каждого выпускника.

Объединив данные модули, мы получили программный комплекс по автоматизации делопроизводства ГЭК, которые позволяет сэкономить очень большое количество времени для организации государственных экзаменов, исчисляемое в днях.

Это конечно же только первый этап автоматизации рассматриваемого процесса. В дальнейшем предполагается разработка автоматизированной системы, включающая в себя базу данных студентов и дисциплин с их оценками, темами дипломных работ и т.д., которая позволит создавать не только вкладыши, протоколы и т.д., но и сами источники данных для этих документов, т.е. итоговую зачетно-экзаменационную ведомость, приказы утверждения тем и руководителей дипломных работ, а также утверждения рецензентов и государственной экзаменационной комиссии и многие другие.

Литература:

  1. Çuriýew М. Intellektual ulgamlar (Ýokary okuw mekdepleri üçin okuw kitaby). – Aşgabat: Ylym, 2014. – 147s.
  2. И.О. Одинцов. Профессиональное программирование. Системный подход. СПб.: БХВ – Петербург, 2002

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *